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仓库盘点管理流程②

2018-5-18 15:12:42本站原创 【字体:

本文为常规通用管理流程,如有需要可根据实际情况专业制定新的管理流程。仓库盘点管理流程是仓库在盘点作业方面的指导操作性文件,它通过对盘点的安排、计划、组织、初盘、复盘、稽核、查核、数据输入、盘点表审核、数据校正、盘点总结等方面进行说明、规定和指导,以给仓库盘点管理工作指明方向和给出措施方法。由于人为以及客观流程的疏漏等原因,造成的帐面、IT系统、实际库存的数据的不符,需要建立完整的《仓库盘点管理制度》以保证基础数据相对正确。制定合理的盘点作业管理流程,以确保公司库存物料盘点的正确性,达到仓库物料有效管理和公司财产有效管理,保证帐实相符的目的,本文连接流程①讲述。
初盘:
初盘方法及注意事项:
11.1.1只负责“盘点计划”中规定的区域内的初盘工作,其他区域在初盘过程不予以负责;
11.1.2按储位先后顺序和先盘点零件盒内物料再盘点箱装物料的方式进行先后盘点,不允许采用零件盒与箱装物料同时盘点的方法;
11.1.3所负责区域内的物料一定要全部盘点完成;
11.1.4初盘时需要重点注意下盘点数据错误原因:物料储位错误,物料标示SKU错误,物料混装等;
初盘作业流程:
11.2.1初盘人准备相关文具及资料(A4夹板、笔、盘点表);
11.2.2根据“盘点计划”的安排对所负责区域内进行盘点;
11.2.3按零件盒的储位先后顺序对盒装物料进行盘点;
11.2.4盒内物料点数完成确定无误后,根据储位和SKU在“盘点表”中找出对应的物料行,并在表中“零件盒盘点数量”一栏记录盘点数量;
11.2.5按此方法及流程盘完所有零件盒内物料;
11.2.6继续盘点箱装物料,也按照箱子摆放的顺序进行盘点;
11.2.7在此之前如果安排有“初盘前盘点”,则此时只需要根据物料外箱“盘点卡”上的标示确定正确的SKU、储位信息和盘点表上的SKU、储位信息进行对应,并在“盘点表”上对应的“箱装盘点数量”一栏填上数量即可,同时需要在“盘点卡”上进行盘点标记表示已经记录了盘点数量;
11.2.8如之前未安排“初盘前盘点”或发现异常情况(如外箱未封箱、外箱破裂或其他异常时)需要对箱内物料进行点数;点数完成确定无误后根据外箱“盘点卡”上信息在对应盘点表的“箱装盘点数量”一栏填上数量即可;
11.2.9按以上方法及流程完成负责区域内整个货架物料的盘点;
11.2.10初盘完成后根据记录的盘点异常差异数据对物料再盘点一次,以保证初盘数据的正确性;
11.2.11在盘点过程中发现异常问题不能正确判定或不能正确解决时可以找“查核人”处理。初盘时需要重点注意下盘点数据错误原因:物料储位错误,物料标示SKU错误,物料混装等;
11.2.12初盘完成后,初盘人在“初盘盘点表”上签名确认,签字后将初盘盘点表复印一份交给仓库经理存档,并将原件给到指定的复盘人进行复盘;
11.2.13初盘时如发现该货架物料不在所负责的盘点表中,但是属于该货架物料,同样需要进行盘点,并对应记录在“盘点表”的相应栏中;
11.2.14特殊区域内(无储位标示物料、未进行归位物料)的物料盘点由指定人员进行;
11.2.15初盘完成后需要检查是否所有箱装物料都有进行盘点,和箱上的盘点卡是否有表示已记录盘点数据的盘点标记。
复盘:
复盘注意事项
12.1.1复盘时需要重点查找以下错误原因:物料储位错误,物料标示SKU错误,物料混装等;
12.1.2复盘有问题的需要找到初盘人进行数量确认;
复盘作业流程
12.2.1复盘人对“初盘盘点表“进行分析,快速作出盘点对策,按照先盘点差异大后盘点差异小、再抽查无差异物料的方法进行复盘工作;复盘可安排在初盘结束后进行,且可根据情况在复盘结束后再安排一次复盘;
12.2.2复盘时根据初盘的作业方法和流程对异常数据物料进行再一次点数盘点,如确定初盘盘点数量正确时,则“盘点表”的“复盘数量”不用填写数量;如确定初盘盘点数量错误时,则在“盘点表”的“复盘数量”填写正确数量;
12.2.3初盘所有差异数据都需要经过复盘盘点;
12.2.4复盘时需要重点查找以下错误原因:物料储位错误,物料标示SKU错误,物料混装等;
12.2.5复盘完成后,与初盘数据有差异的需要找初盘人予以当面核对,核对完成后,将正确的数量填写在“盘点表”的“复盘数量”栏,如以前已经填写,则予以修改;
12.2.6复盘人与初盘人核对数量后,需要将初盘人盘点错误的次数记录在“盘点表”的“初盘错误次数”中;
12.2.7复盘人不需要找出物料盘点数据差异的原因,如果很清楚确定没有错误可以将错误原因写在盘点表备注栏中;
12.2.8复盘时需要查核是否所有的箱装物料全部盘点完成及是否有做盘点标记。
12.2.9复盘人完成所有流程后,在“盘点表”上签字并将“盘点表”给到相应“查核人”;
查核:
查核注意事项:
13.1.1查核最主要的是最终确定物料差异,和差异原因;
13.1.2查核对于问题很大的,也不要光凭经验和主观判断,需要找初盘人或复盘人确定;
查核作业流程:
13.2.1查核人对复盘后的盘点表数据进行分析,以确定查核重点、方向、范围等,按照先盘点数据差异大后盘点数据差异小的方法进行查核工作;查核可安排在初盘或复盘过程中或结束之后;
13.2.2查核人根据初盘、复盘的盘点方法对物料异常进行查核,将正确的查核数据填写在“盘点表”上的“查核数量”栏中;
13.2.3确定最终的物料盘点差异后需要进一步找出错误原因并写在“盘点表”的相应位置;
13.2.4按以上流程完成查核工作,将复盘的错误次数记录在“盘点表”中;
13.2.5查核人完成查核工作后在“盘点表”上签字并将“盘点表”交给仓库经理,由仓库经理安排“盘点数据录入员”进行数据录入工作;
稽核:
稽核注意事项:
14.1.1仓库指定人员需要积极配合稽核工作;
14.1.2“稽核人”盘点的最终数据需要“稽核人”和仓库“查核人”签字确认方为有效;
稽核作业流程:
14.2.1稽核作业分仓库稽核和财务行政稽核,操作流程基本相同;
14.2.2稽核人员用仓库事先作好的电子档的盘点表根据随机抽查或重点抽查的原则筛选制作出一份“稽核盘点表”;
14.2.3稽核根据需要在仓库进行初盘、复盘、查核的过程中或结束之后进行稽核(具体时间参照“仓库盘点计划”);
14.2.4稽核人员可先自行抽查盘点,合理安排时间,在自行盘点完成后,要求仓库安排人员(一般为查核人)配合进行库存数据核对工作;每一项核对完成无误后在“稽核盘点表”的“稽核数量”栏填写正确数据;
14.2.5稽核人员和仓库人员核对完成库存数据的确认工作以后,在“稽核盘点表”的相应位置上签名,并复印一份给到仓库查核人员,有查核人负责查核;查核人确认完成后和稽核人一起在“稽核盘点表”上签名;如配合稽核人员抽查的是查核人,则查核人可以不再复查,将稽核数据作为最终盘点数据。
数据差异需要继续寻找原因:
15.1盘点数据录入及盘点错误统计
15.2经仓库经理审核的盘点表交由仓库盘点数据录入员录入电子挡盘点表中,录入前将所有数据,包括初盘、复盘、查核、稽核的所有正确数据手工汇总在“盘点表”的“最终正确数据”中;
15.3仓库盘点录入员录入数据以“盘点表“的“最终正确数据”为准录入电子档盘点表中,并将盘点差异原因录入;
15.4录入工作应仔细认真保证无丝毫错误,录入过程发现问题应及时找相应人员解决。
15.5录入完成以后需要反复检查三遍,确定无误后将电子档“盘点表”发邮件给总经理审核,同时抄送财务部,深圳采购组,客服主管,IT部主管;
最终盘点表审核:
16.1仓库确认及查明盘点差异原因
16.1.1因我司物流系统的原因,一般经过仓库确定的最终盘点表在盘点数据库存调整之前没有足够的时间去查核,只能先将“盘点差异表”发给IT部调整再查核未查明原因的盘点差异;在盘点差异物料较少的情况下(可以先发盘点差异表给采购,不影响采购交货的情况下,),需要全部找出原因再经过总经理审核后再调整;
16.1.2在盘点差异数据经过库存调整之后,仓库继续根据差异数据查核差异原因,需要保证将所有的差异原因全部找出。
16.1.3全部找出差异原因后查核人将电子档盘点表的差异原因更新,交仓库经理审核,仓库经理将金额纳入核算,最终将“盘点差异(含物料和金额差异)表”呈交总经理审核签字;
16.1.4仓库根据盘点差异情况对责任人进行考核;
16.1.5仓库对“盘点差异表”进行存档;
财务确认:
16.2.1在仓库盘点完成后,财务稽核人员在仓库“盘点表”的相应位置签名,并根据稽核情况注明“稽核物料抽查率”、“稽核抽查金额比率”、“稽核抽样盘点错误率”等;
16.2.2总经理审核完成后“盘点差异表”由存档;
盘点库存数据校正
17.1总经理书面或口头同意对“盘点表”差异数据进行调整后,由IT部门根据仓库发送的电子档“盘点表”负责对差异数据进行调整;
17.2IT部门调整差异数据完成后,形成“盘点差异表”并发邮件通知、深圳采购组、仓库组、客服主管、总经理;
盘点总结及报告
18.1根据盘点期间的各种情况进行总结,尤其对盘点差异原因进行总结,写成“盘点总结及报告“;发送总经理审核,抄送;
盘点总结报告需要对以下项目进行说明:
本次盘点结果、初盘情况、复盘情况、盘点差异原因分析、以后的工作改善措施等;
盘点结算:由财务部门负责。

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